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  • 找回你的工作效率
  • 3分鐘整理術
  • 文│和田茂夫/作者
  • 整理│方正儀/攝影


覺得動手整理很浪費時間?

需要參加的會議總是撞期?

收拾得很整齊,卻找不到需要的東西?

習慣性忘東忘西,就算記在筆記本裡,也常常翻不到關鍵的那一頁?

腦子裡想法混亂,無法有條理的思考,也沒辦法向別人表達你的想法?

電腦裡的資訊雜七雜八,資料夾連開十數個,卻還是找不到你想要的檔案?

工作效率差,多半來自缺乏整理。主動積極的整理,可以馬上找到需要的東西,工作不會停滯,不論思考還是行動都可以順暢進行,降低許多壓力,一旦時間有餘裕,心情也跟著輕鬆不少,工作成績自然比較好,也可以有比較多的時間讓頭腦和身體休息。

整理的方法會依照工作內容和立場而改變,與其追求適合任何場合的萬用法則,不如找出適合自己的整理方式。一旦做好基礎整理,以後每天只要花3分鐘,收拾一下就可以,非常簡單。

聰明整理要訣1

要考慮的不是如何收納,而是「如何使用」

不論收得多好,倘使很難取出,或很難使用都不成。也就是說,重點在「如何使用」,不在「如何收納」。為了便於使用,首先要考慮的是「容易取得」。

考慮發揮工作效能,整理東西時「使用頻率」是一個基準,用下面的方針整理,比較便於使用:

*經常使用的東西→放在容易取得的位置;

*偶爾使用的東西→放在容易找到的位置;

*很少使用的東西→方便收納即可,平常不必整理。

聰明整理要訣2

整理時要製造餘裕

認為整理就是「收納」的話,會產生東西塞得太多的問題。整理多少需要「餘裕」,這個餘裕是吸收新增物件的地方,是守護整理狀態的緩衝劑。

倘使書桌抽屜能預留以下餘裕,使用起來會很方便:

*上層及中層的抽屜到處可以見底;

*下層較深的抽屜預留一個大空間;

*正面淺抽屜留空位。

辦公室用品增加的話,多出來的用品可以放在抽屜上層及中層的「餘裕」裡。書架上放資料的位置也要預留空間,這樣,在塞滿書籍以前,可保不必整理的狀態。

聰明整理要訣3

光分類並不是整理

「分類」並非唯一的整理方式,重要的是你想要找到什麼,也就是便於檢索。整理資料的基本方法有以下3種,至於哪一種可以提高工作效率?將視工作內容而定,使用適合自己工作的排列方式最重要。

*依照類別:適合工作內容有體系、有組織的人。

*依照時間順序:剛使用過的文件一定放在最前端,也就是以使用頻率的高低做排列,對同時進行許多工作的人來說,較可同時掌控不同工作。

*依照音標順序:例如把客戶名字按音標來分類。

聰明整理要訣4

所有的東西都就定位

整理到最後,就是把東西「就定位」,只要有固定位置,以後找起來就不會那麼辛苦,整理也變得輕鬆起來,不需要思考如何整理。

收納分「看得見」收納與「隱藏式」收納,整理也一樣。

*「看得見」整理:容易整頓、清掃的東西、事物;

*「隱藏式」整理:只要整理就可以的東西、事物。

「看得見」整理活用桌面,其條件除了整理,尚須加上「整頓」及「清掃」。容易做到這3項的東西,適合予以「看得見」整理。具體來說,形式一致的文件夾、書籍、資料夾等,只要用書擋集中,就容易整頓、清掃。

聰明整理要訣5

無法丟棄卻不需要的東西,可以扔進「資源回收筒」

整理時要有「餘裕」,問題是「地方」不夠。倘使你現在使用的地方已經堆滿東西,丟掉部分現有的東西,是創造空間的方法之一。

「丟棄」的技巧是整理的一大要素,最需要的是「魄力」。但還有個「不需要魄力的丟棄法」,這與電腦的「資源回收筒」概念是一樣的,也就是設定一個類似「資源回收筒」的地方,把不用的東西丟到那裡,就不會有「萬一以後要用怎麼辦」的不安。比如,把資料櫃的一角設為「資源回收筒」,放置「很少使用的東西」的地方也是「資源回收筒」,地方不夠時,從中選出「不會使用的」丟掉,就不會那麼為難了。

聰明整理要訣6

分「日常」和「特別」兩種整理方式

整理的實際作業可分2種,對於現在東西已經多到滿出來的人,首先需要「特別整理」,但過一陣子後,你就只需要「日常整理」了。

特別整理有分全部一次搞定的「全部整理」,和把四周環境分出幾個區域,再依照區域來整理的「分區整理」,建議使用後者,因為不必拘泥於「大掃除日」或「有沒有空」。分區整理時的重點在於文具、資料不要用種類來分類,請思考「如何使用」每個區域,然後按區域別進行整理。整理前先做出設計圖,思考基本設計。

聰明整理要訣7

利用各式隔板整理

找到合適的隔板,對整理的進行速度有很大的影響。

抽屜隔板可將「經常使用的東西」、「偶爾使用的東西」、「很少使用的東西」做區分。書擋是書架上製造「餘裕」空間的必需品,也可以放置在中、下層抽屜,支撐豎起的CD、文件等。檔案盒可替代書擋,同時具有收納和支撐功能,也可當「餘裕空間」或「垃圾桶」。透明盒適合放「偶爾使用的東西」和「很少使用的東西」,也可當作「看得見的收納」。

整理隔板並非辦公室用品不可,許多原本不是整理隔間用的小道具也很好用,重要的是找適合自己的工具。

聰明整理10問

Part 1:整理你的思緒

行動前,先在腦子裡整理一下。調整整理的觀點,或是想一想該怎麼整理比較好。整理不是整頓,也不是清掃。什麼才是有效率的工作方式?

問題1:整理是一項非做不可的義務?

會這樣認為,原因在於通常我們是在別人的命令下,才會整理,心不甘情不願打掃、整理一下,其實這不算真正的整理。先想清楚,自己為了什麼理由整理,如此才會找出整理的方向,思考整理東西、資料和資訊要花多少時間,怎麼執行,才會提高工作效率。

問題2:分類就算是整理?

從提高工作效率這個角度來看,其中一個基準就是「使用頻率」,換句話說,與種類和分類無關,愈常使用的東西愈應該放在手邊,這點很重要。由於辦公室可供收納的空間有限,不常使用的東西,即使放在比較麻煩取用的位置,也不會造成太大不便。

問題3:有時間才整理嗎?

很多人以「工作結束後一次搞定」、「等忙完了有空再做」這樣的優先順序來看待整理,但要成為工作上的達人,就希望能夠絲毫不浪費時間的運用東西和資料,從這個角度看,提高效率的便利性,應該站在最高的優先順序才對,整理自然不能拖到年底再做一次大掃除,而是當工作的一部分,好好控管時間完成。

問題4:有沒有所謂完美的整理?

乍看之下的完美整理,其實非常容易露出破綻,要拿最底下的東西,必須把上面的統統搬開,而且連多增加一個東西的空間都沒有。完美整理也太花時間和工夫,應該是花20%的力氣與時間去整理東西和資料,以便達成80%的工作效率。而且整理的方式會隨工作內容及環境改變,今天做的整理,可能到了明天效果就變得有限,換言之,沒有永遠有效的整理。

Part 2:整理你的工作

工作始於桌子,終於桌子。不好好整理桌子附近的環境,將無法好好工作。整理好桌子,工作效率自然提升。

問題5:辦公室所有的東西都該分類嗎?

辦公室共用的東西以一般基準做分類,例如文具、傳票、釘書針、迴紋針等,分門別類的收納進抽屜,讓每個人都可以毫不遲疑的找到需要的東西。但你的辦公桌是你個人工作的地方,一切以便於工作為優先,桌子四周大概1公尺左右都不必分類,而是由「使用頻率」來決定,哪個東西常用,就固定放在離自己最近、最容易取得的位置,並依照工作性質,將不同東西搭配放在一起。

問題6:怎麼樣的擺放方式最佳?

不只限於桌子,「豎立」可說是放置東西的基本法寶,既容易拿取又不占空間,不論是資料、書籍、CD、文具,甚至是暫時不用的電腦鍵盤與筆電,都可以立著放,桌面就顯得寬敞許多。

問題7:辦公桌該如何整理才能配合工作需求?

配合工作內容,首先以最重要的物件為中心,再來考慮其他空間放什麼東西。經常使用的資料可放在桌面兩側等工作時用不到的地方,電話要放在非慣用手那一側,電腦放辦公桌正面,不過為了有空間寫東西,不用時可以把鍵盤或筆記型電腦豎直擺放。

問題8:抽屜該怎麼活用?

上層抽屜最靠近手邊,裡面的東西容易取得,另外由於容積小,不必太用力就可以拉出,整理時要小心堆放太多經常使用的東西。中層抽屜距離不近不遠,容量又不大不小,最容易浪費空間,使用堆疊透明盒是增加效率的好方法。下層抽屜是唯一可放置有高度的物件之處,請注意活用其特徵,另外也可以當「資源回收筒」,處理不常用的東西。正面抽屜寬又淺,適於放置又大又薄的東西,如果沒有這樣的需求,不妨利用隔板使其變身成為收納小東西的地方。

整理抽屜的重點在「立體」,不是水平,而是垂直區分。例如把經常使用的東西各自收納在淺、中、深3層抽屜裡,就不會有東西放不下,要放進其他抽屜的事發生,後面的空間依隔板區隔使用,也不會閒置浪費,每個區域都可以充分的使用到。

Part 3:整理你得到的資訊

商務的資源在人、物、錢與資訊,整理好桌子以及周邊的東西,就等於是整理資訊,使工作更順暢。

問題9:每天都收到一大堆資訊,該怎麼整理出對自己有用的?

處理資訊時,基本上可分成3類:一是備忘資訊,如預定行程、工作記事、靈光乍現的點子;二是筆記資訊,如工作報告、會議紀錄、讀書筆記;三是數據資訊,如統計數字、商品綜合目錄。

絕大部分備忘資訊用過即可丟棄,便沒有整理或保存的價值,但為了使資訊「看得見」、「一元化」,預防遺忘或混亂,建議把備忘資訊集中記錄在同一本記事本上,可以一目了然。相對的,筆記資訊與預估未來可能會用到的數據資訊,卻必須為了保存而整理。

問題10:資料與文件該如何整理?

大量文件需要「檔案整理」的技巧,也就是把文件用檔案來分類整理,讓原本分散的文件,因為內容相關,變成一個檔案之後,不會有遺失一張文件的情形發生,也容易在大量文件中尋找、取出所需,便於移動保存。

市面上賣的檔案夾多半是透明的文件夾,不過我會建議使用牛皮紙信封的「袋裝檔案」。只要把相關資料和文件都裝進舊的牛皮紙袋,把標題統一寫在信封右側,按照「時間順序」是基本排列法,也最好用。

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